ERP-projekter er ikke kun IT-projekter. Som ofte omfatter en ERP-implementering flere afdelinger og indebærer ændringer af roller, opgaver og processer, og ofte er der tale om omfattende ændringer. Hvis man ser på forandringsomfanget i forhold til system- og virksomhedsstørrelse, er det vel næppe nogen overraskelse, at jo større systemet eller virksomheden er, jo større er forandringsomfanget.
ERP-projekter er således i mindst lige så høj grad organisations- og forretningsudviklingsprojekter og omfatter ofte meget store dele af organisationen. Vores holdning er, at de derfor primært bør drives fra den forretningsmæssige side og med den eller de forretningsansvarlige som sponsorer.
I nogle tilfælde er leverandørerne kapable til og opmærksomme på at understøtte en sådan forandringsproces netop for at sikre, at virksomheden realiserer de procesforbedringer, som virksomheden er stillet i udsigt. Andre er derimod kritiske, da dette kan komplicere implementeringsprocessen og forlænge projektvarigheden.
Det er vores erfaring, at ERP-leverandørernes konsulenter typisk kan se de muligheder for forbedringer, som tager udgangspunkt i systemets standardfunktionalitet, men ikke nødvendigvis de forbedringsmuligheder, der er relateret til kundens branche og forretning. Der er altså tale om stadig større krav til den interne styring af ERP-projekter, såfremt flest mulige fordele skal opnås i forbindelse med ERP-implementeringen eller i umiddelbar forlængelse heraf.
Hvis man ser på forandringsomfanget i forhold til system- og virksomhedsstørrelse, er det vel næppe nogen overraskelse, at jo større systemet eller virksomheden er, jo større er forandringsomfanget.
IT-afdelingernes rolle er dog ikke udspillet, når det gælder ERP. Det er blot afgørende, at både forretning og IT hver især forstår deres rolle og ansvar i forbindelse med udvikling af ERP-systemer. Forretningen skal beskrive og realisere de forretningsmæssige fordele forbundet med videreudvikling af ERP-platformen.
Det gælder for eksempel nye funktioner, enklere forretningsgange og sparede manuelle rutiner, mens IT-afdelingens opgave er at etablere systemets funktioner og integrationer på den teknologisk set mest hensigtsmæssige måde.
Hurtigt, billigt eller godt
Systemimplementeringen gennemføres oftest i et antal hovedfaser. Det er typisk analyse-, design-, konstruktions- og igangsætningsfaser. Hver fase indeholder en lang række aktiviteter, som skal gennemføres af virksomheden i tæt samarbejde med den valgte leverandør eller implementeringspartner. Om implementeringen bliver en succes, og om den kan gennemføres med et hensigtsmæssigt internt og eksternt ressourceforbrug, afhænger af mange parametre.
Der eksisterer mange strenge, som virksomheden kan spille på, men det er afgørende, at den fra begyndelsen beslutter sig for sin implementeringsstrategi, som primært bør gå på, om virksomheden ønsker systemet implementeret:
Ofte ønsker virksomhederne alle tre ting på én gang, men det er sjældent muligt at gennemføre mere end to af de tre strategier på samme tid. ”Hurtigt” indebærer, at virksomheden implementerer systemet inden for en relativ kort tidsperiode. Det er ofte 6 til 9 måneder - måske endda hurtigere. ”Billigt” indebærer, at der anvendes meget få eksterne ressourcer, og ”godt” indebærer, at det nye system tilfører forretningsmæssig værdi på en række områder.
Ofte ønsker virksomhederne alle tre ting på én gang, men det er sjældent muligt at gennemføre mere end to af de tre strategier på samme tid.
Ønsker virksomheden implementeringen gennemført ”hurtigt og billigt”, er det ofte ensbetydende med en implementering, som ikke indeholder den nødvendige kvalitet, og som er meget teknisk fokuseret. Der tages for det meste afsæt i eksisterende arbejdsprocesser, og virksomheden opnår derfor ofte ikke de forretningsmæssige mål.
”Hurtigt og godt” indebærer, at virksomheden gennemfører projektet inden for en forholdsvis begrænset tidsperiode. Til forskel fra ”hurtigt og billigt” køber man sig her til meget support igennem projektet. Det kan omfatte konsulenter, der kan lede projektet samt konsulenter, som har den nødvendige viden om applikationen og den relevante teknik. De sikrer både, at virksomheden får analyseret og designet systemet korrekt og efterfølgende konstrueret og testet det, så man er sikker på at gå i luften med et system, som opfylder virksomhedens behov.
Endvidere er der de projekter, der gennemføres ”billigt og godt”. Her opnår virksomhederne de opstillede forretningsfordele og gennemfører i øvrigt projektet inden for en hensigtsmæssig økonomisk ramme. Til gengæld går de ofte på kompromis med tidshorisonten, og projektet kan i nogle tilfælde strække sig over flere år.
Der er naturligvis også eksempler på projekter, der er gennemført ”dårligt, langsomt og dyrt”. En virksomhed, som ønsker at være anonym, har implementeret en af de store ERP-løsninger over 2½ år. Virksomheden havde sat sig en lang række forretningsmæssige mål, men de er endnu ikke blevet realiseret, hvorfor den forventede tilbagebetalingstid på cirka tre år er blevet forlænget. Det samlede projekt har kostet cirka 50 millioner kroner, hvoraf udgifter til implementering har udgjort over 40 millioner kroner.