Manglende styring efter business case, som nævnt i tidligere artikel "Hvad er business casen for ERP-investeringer?", afspejles, når vi har spurgt ind til den faktiske opfyldelse af målene. Kun få virksomheder gennemfører målinger af de realiserede gevinster ved en ERP-implementering, hvilket betyder, at ERP-kundernes vurderinger af, hvorvidt målene blev opfyldt ofte er mere subjektive end objektive.
Det er interessant, at mens cirka 90 % af danske virksomheder har høstet gevinster ved implementeringen, så har lidt færre høstet mindre end forventet, og kun en meget begrænset andel har ikke høstet gevinster overhovedet. Ifølge vores erfaringer skyldes dette ofte en manglende stillingtagen til de forventede gevinster forud for projektet igennem en kvantitativ business case og dermed måske nogle urealistisk høje og subjektive forventninger til de fremtidige gevinster.
Det er tankevækkende at business casen sjældent er i fokus hos virksomhederne under implementeringen ...
Det er tankevækkende at konstatere, at når vi har spurgt virksomheder om, hvilke forhold og parametre de fokuserede på under implementeringen, er business casen sjældent blandt dem. Business casens primære formål synes at være at få godkendt anskaffelse og implementering af et nyt ERP-system, mens business casen i projektet kun indgår i begrænset omfang som styringsredskab. Således mangler sikringen af, at de oprindelige mål opfyldes og dermed også sikring af, at projektet bliver en succes.
I mange projekter er problemet, at man undervejs glemmer de oprindelige mål for projektet. Efter idriftsættelse af projektet er budgettet typisk brugt og ofte mere til, hvorfor ledelsesfokus bliver at få afsluttet projektet. Derved ”glemmer” man det efterfølgende lange seje træk, som skal til for at realisere de forventede gevinster.
Det lader således til, at rigtig mange virksomheder er alt for optimistiske i deres vurdering af de gevinster, som kan realiseres gennem ERP-projekterne samt i vurderingen af hastigheden af realiseringen. Samtidig er ledelsen i mange virksomheder ikke gode nok til at holde fast i målene og sikre, at virksomheden rent faktisk realiserer de gevinster, som oprindeligt dannede grundlag for gennemførelse af projektet.
Skal man opnå succes, mener vi, at det er afgørende, at en business case udarbejdes og inkorporeres som en naturlig del af projektets styringsredskaber. Projektledelse og styregruppe skal kende projektets målsætning og skal kontinuerligt styre projektet med henblik på at opfylde disse målsætninger. For mange virksomheder får ikke tilstrækkeligt udbytte af deres ERP-investeringer, fordi de ganske enkelt mangler erfaringen med at gennemføre ERP-projekter og har for lidt fokus på at høste de potentielle gevinster.
Som de fleste ERP-kunder nok har erfaret, stopper ERP-investeringerne sjældent med implementeringen af ERP-løsningen. Der vil kontinuerligt komme nye projekter og investeringer. Derfor er det vigtigt at lære af historien, så målsætninger for fremtidige projekter kan blive mere realistiske og medvirke til mere korrekte prioriteringer og beslutninger fra virksomhedens ledelse. Ved at udarbejde en business case, ved at holde fast i den under projektet og ved at sikre en opfølgning på, om målsætningerne blev nået efter projektet, bliver man bedre rustet til næste projekt. Det gælder om at lære af projekterne, så man kan gøre det endnu bedre næste gang. Denne fremgangsmåde står i stærk kontrast til i dag, hvor business casen lægges på hylden, så snart projektet er godkendt.
Gode råd